Jytys medlemsundersökning: Den digitala revolutionen förändrar sekreterar- och förvaltningsarbetet

Bland Jytys yrkesverksamma inom sekreterar- och förvaltningsarbete gjordes en medlemsundersökning i vilken digitaliseringen, dess effekter och utbildningsbehov granskades. I undersökningen som genomfördes i september deltog allt som allt 2 718 Jyty-medlemmar. Anmärkningsvärt är att 93 procent av alla som svarade ser digitaliseringen mer som en möjlighet än som ett hot.

En betydande effekt av digitaliseringen anses vara att arbetsmetoder, hjälpmedel och material övergår i elektronisk form i sin helhet. Det kommer hela tiden nya program och apparater och i praktiken är allt material i digital form. På samma sätt märks att en stor del av kundservicen omvandlas till elektronisk ärendehantering som sker digitalt via internet.

Största delen av respondenterna upplever att arbetet har förändrats och blivit effektivare och enklare än tidigare. Arbetsuppgifterna har automatiserats och det är lättare att hantera digital information.

Digitaliseringens baksida upplevs vara att program och system ofta inte fungerar så som de borde göra. Nya program som tas i bruk är många gånger halvfärdiga, uppdateringar är dyra och programmen beaktar inte hur arbetet utförs i praktiken. Digitaliseringen inverkar även på arbetet genom att betydelsen av elektronisk kommunikation, kommunikationsmedier och sociala medier ökar.

Jytys ordförande Maija Pihlajamäki ser digitaliseringen som ett bra arbetsredskap så länge avsikten med den är ett uppriktigt bättre arbetsliv och inte att dra ner på personalen. För att skapa fungerande lösningar måste arbetstagarna tas med redan i planeringsskedet och man måste se till att de verkligen får ut allt ur de nya redskapen.

Kontinuerlig utbildning behövs

Kompetenshöjande utbildning som betalas av arbetstagaren i vilken även utbildning med anknytning till digitaliseringen ingår har 78 procent av alla som svarade fått under det senaste året. Utbildningen har ordnats av arbetstagaren (47 procent) eller av en utomstående instans som arbetstagaren har betalat (31 procent). 19 procent av respondenterna hade inte fått någon utbildning och 3 procent ville inte ha någon utbildning.

Respondenterna ansåg att det krävs kontinuerlig utbildning eftersom såväl personalens som kundernas krav på digital kompetens hela tiden ökar. I synnerhet äldre arbetstagare upplever att de inte hänger med i utvecklingen.

Fortbildning och kompletterande utbildning med anknytning till digitaliseringen önskas framför allt när det gäller nya program, system och applikationer som har att göra med de egna arbetsuppgifterna. Fortbildning om digitaliseringens fördelar och möjligheter, elektroniska tjänster, funktionssätt och god praxis är andra önskemål. Därutöver vill man gärna ha utbildning i elektronisk kommunikation, kommunikationsmedier, sociala medier och mobila enheter.

– Ansvaret för en stor del av denna utbildning vilar på arbetstagaren och vi förväntar oss därför att ansvarsfulla arbetsgivare sörjer för att upprätthålla och utveckla kompetensen hos sina anställda, framhåller Pihlajamäki.

Man har lagt märke till att tjänster inom personal-, ekonomi- och löneförvaltningen digitaliseras på så sätt att alla arbetstagare nu utför elektroniskt de uppgifter som sekreterarna tidigare gjorde. En del av respondenterna upplever att sekreterare och förvaltningspersonal minskas och sägs upp på grund av digitaliseringen.

Ett problem med elektroniskt arbete anses vara att arbetet framför datorn är ensamt och att det leder till hälsoproblem. Annat som har kunnat konstateras är att mötesförfaranden har digitaliserats, distansarbete har ökat och att arbetet för det mesta inte längre är bundet till en plats.

Som ett konkret exempel på arbetets digitalisering nämner många av respondenterna digital diktering inom hälsovården och den därmed förbundna taligenkänningen.

Ta med arbetstagarna i den digitala förändringen

Enligt undersökningen hade cirka hälften, dvs. 52 procent, deltagit i förberedelser på arbetsplatsen inför den förändringsprocess som digitaliseringen för med sig. Arbetstagarna vill enligt undersökningen vara med och förbereda förändringsprocesser som uppstår till följd av digitalisering genast från början. Respondenterna anser att framför allt användarperspektiv och användarvänlighet borde tas i beaktande bättre än tidigare i urvalsskedet och i testningen.

– Av undersökningen framgick beklagligt nog att endast ungefär hälften av alla som svarade hade fått delta i förberedelser av den förändringsprocess digitaliseringen innebär på en arbetsplats. Cirka 40 procent hade uttryckligen velat delta, men upplevde sig inte ha fått möjlighet att göra det, säger Pihlajamäki.

Medlemsundersökning 2015

•    Totalt 2 718 Jyty-medlemmar deltog i undersökningen.
•    Målgruppen utgjordes av yrkesverksamma inom sekreterar- och förvaltningsarbete.
•    96 procent av respondenterna var kvinnor.
•    Respondenterna fördelade sig jämnt mellan olika förvaltningsområden runtom i Finland.  
•    Majoriteten (83 procent) arbetade inom kommunsektorn.
•    93 procent av respondenterna var över 36 år. 

Jyty kommer att åka runt och besöka arbetsplatser inom sekreterar- och förvaltningsbranschen runtom i Finland för att träffa arbetstagare och berätta om resultaten av undersökningen. Samtidigt ordnas även lokala branschkvällar.

Ytterligare information: Jytys ordförande Maija Pihlajamäki, tfn 0400 537 756, maija.pihlajamaki@jytyliitto.fi

* Jyty representerar cirka 62 000 tjänste- och befattningshavare som är anställda inom kommuner, samkommuner, församlingar och privata sektorn. Cirka 87 procent av medlemmarna är kvinnor. Jyty är STTK:s medlemsförbund.