Jytyn jäsentutkimus: Digitaalinen vallankumous muuttaa sihteeri- ja hallintotyötä

Jytyssä tehtiin sihteeri- ja hallintotyön ammattilaisille jäsenkysely, jossa tarkasteltiin digitalisaatiota, sen vaikutuksia ja koulutustarvetta. Kysely toteutettiin syyskuussa ja siihen vastasi kaikkiaan 2718 jytyläistä. Merkittävää on, että vastaajista 93 % näkee digitalisaation enemmän mahdollisuutena kuin uhkana.

Digitalisaation keskeisenä vaikutuksena nähdään työmenetelmien, välineiden ja aineistojen kokonaisvaltainen muuttuminen sähköiseen muotoon. Uusia ohjelmia ja laitteita tulee koko ajan lisää ja käytännössä kaikki aineisto on digitaalisessa muodossa. Yhtä lailla huomataan, että suuri osa asiakaspalvelusta muuttuu sähköiseksi asioinniksi, joka tapahtuu digitaalisesti internetin välityksellä.

Useat vastaajat kokevat työnteon muuttuneen tehokkaammaksi ja helpommaksi kuin ennen. Työtehtävät ovat automatisoituneet ja digitaalista tietoa on helpompi käsitellä.

Digitalisaation kääntöpuolena koetaan, että ohjelmat ja järjestelmät eivät usein toimi, kuten pitäisi. Käyttöönotettavat uudet ohjelmat ovat monesti keskeneräisiä, uudistukset kalliita ja niissä ei huomioida, kuinka työ käytännössä tehdään. Digitalisaation vaikutuksena työhön nähdään myös sähköisen viestinnän, viestintävälineiden ja sosiaalisen median merkityksen kasvu.

Jytyn puheenjohtaja Maija Pihlajamäki näkee digitalisaation hyvänä työkaluna, jos sen tavoitteena ei ole henkilökunnan vähentäminen, vaan aidosti parempi työelämä. Toimivien ratkaisujen saavuttamiseksi työntekijät täytyy kuitenkin ottaa mukaan jo suunnitteluvaiheessa ja varmistaa, että he saavat kaiken irti uusista työvälineistä.

Koulutusta tarvitaan jatkuvasti

Työnantajan kustantamaa koulutusta osaamisen kehittämiseen, jossa on mukana myös digitaalisaatioon liittyvä koulutus on parina viime vuonna saanut 78 % vastaajista. Koulutus on ollut sekä työnantajan itse järjestämää (47 %) tai ulkopuolisen tahon järjestämää, jonka työnantaja on maksanut (31 %). Vastaajista 19 % ei ollut saanut koulutusta ja 3 % ei halunnut koulutusta.

Vastaajien mielestä henkilöstön ja myös asiakkaiden digitaaliset osaamisvaatimukset kasvavat, jolloin vaaditaan jatkuvaa kouluttautumista. Etenkin vanhemmat työntekijät kokevat, etteivät pysy kehityksessä mukana.

Digitalisaatioon liittyvää täydennyskoulutusta halutaan erityisesti uusiin ohjelmiin, järjestelmiin ja sovelluksiin, jotka liittyvät omiin työtehtäviin. Täydennyskoulutusta toivotaan myös digitalisaation hyödyistä ja mahdollisuuksista, sähköisistä palveluista, toimintatavoista ja hyvistä käytännöistä. Toivotaan myös sähköisen viestinnän, viestintävälineiden, sosiaalisen median ja mobiililaitteiden koulutusta.

– Iso osa tästä koulutuksesta on työnantajien vastuulla ja odotammekin vastuullisten työnantajien huolehtivan työntekijöidensä osaamisen ylläpitämisestä ja kehittämisestä, korostaa Pihlajamäki.

On huomattu, että henkilöstö-, talous- ja palkkahallinnon palvelut digitalisoituvat niin, että kaikki työntekijät tekevät itse sähköisesti niitä tehtäviä, joita sihteerit tekivät aiemmin. Osa vastaajista kokee, että sihteereitä ja hallinnon työntekijöitä vähennetään ja irtisanotaan digitalisaation takia.

Sähköisen työnteon ongelmana nähdään yksinäinen tietokoneen äärellä puurtaminen, joka aiheuttaa terveydellisiä ongelmia. On myös huomattu, että kokouskäytännöt ovat digitaalistuneet, etätyö on lisääntynyt ja työ ei ole useimmiten enää paikkaan sidottua.

Yhtenä käytännön esimerkkinä työn digitaalistumisesta monet vastaajat mainitsevat terveydenhuollon digisanelut ja niihin liittyvän puheentunnistuksen.

Työntekijät mukaan digitaaliseen muutokseen

Digitalisaation aiheuttaman muutosprosessin valmisteluun työpaikalla oli tutkimuksen mukaan osallistunut noin puolet eli 52 %. Kyselyn mukaan työntekijät haluavat olla mukana digitalisaatiosta johtuvien muutosprosessien valmistelussa heti alusta alkaen. Vastaajat katsovat, että etenkin käyttäjänäkökulma ja käyttäjäystävällisyys tulisi huomioida ohjelmien valintavaiheessa ja testauksessa entistä paremmin.

– Kyselyn perusteella selvisi harmillisena asiana se, että vain noin puolet vastaajista on päässyt osallistumaan digitalisaation aiheuttaman muutosprosessin valmisteluun työpaikallaan. Kuitenkin noin 40 % vastaajista olisi nimenomaan halunnut osallistua, mutta eivät koe saaneensa tätä mahdollisuutta, Pihlajamäki sanoo.

Jäsentutkimus 2015

  • Kyselyyn vastasi 2718 jytyläistä.
  • Suunnattiin sihteeri- ja hallintotyön ammattilaisille.
  • Naisia oli vastaajista 96 %.
  • Vastaajia oli tasaisesti eri hallinnonaloilta ympäri Suomea.
  • Vastaajista pääosa 83 % kuntasektorilta.
  • Vastaajista 93 % yli 36-vuotiaita.  

Jyty kiertää sihteeri- ja hallintoalan työpaikoilla ympäri Suomea tapaamassa työntekijöitä ja kertomassa tutkimuksen tuloksista. Samalla järjestetään myös paikallisia ammattialailtoja.

Lisätietoja: Jytyn puheenjohtaja Maija Pihlajamäki, puh. 0400 537 756, maija.pihlajamaki@jytyliitto.fi

* Jyty edustaa noin 62 000 kuntien, kuntayhtymien, seurakuntien ja yksityisten palveluksessa olevaa viran- ja toimenhaltijaa. Jäsenistöstä naisia on noin 87 prosenttia. Jyty on STTK:n jäsenliitto.